仕事効率化研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事を効率化して、毎日を楽しく過ごす方法を共有します!

それって、ホントに必要なの??

すでに正月休みに突入している技術屋です。
 
毎週、日曜日は午前中の2~3時間かけて週次レビュー(1週間の 振り返り)をするのですが、昨日はコンサルしてもらいに行ったこともあり、中途半端にしかできませんでした。
 
だから、今からやろうとしたのだけれど、ふっと
それって、ホントに必要なの?
やらなきゃいけないコトなの?
と思ってしまいました。
 
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目次

 
 
 

週次レビューでやること

最初に、週次レビューで何をやっているのかをご紹介しておきます。
 
 
 

Time log 集計

私は、MyStats というiPhone アプリを使って、24時間365日、自分が何をしたのかを記録しています。
 
記録する際には、やった作業ごとに
 Ⅰ 消費(緊急で重要なこと)
 Ⅱ 投資(緊急ではないが重要なこと)
 Ⅲ 浪費(緊急だが重要ではないこと)
 Ⅳ 空費(緊急での重要でもないこと)
 Ⅴ 睡眠
の5つに分類しています。
 
なぜかというと、MyStatsはスマホで記録した結果をCSV形式で出力できるので、こうしておくとExcel で集計ができるのです。
 
そして、各日と週でⅠ~Ⅴにどれくらいの時間を使ったのか,比率はどうなっているか、をチェックして、ⅢやⅣを減らすにはどうすればいいか、を考えて、翌週以降の改善項目としています。 
 
 
 
 

ノート,手帳の読み返し 

MyStats のデータを解析したあとは、 その週に書いたノートと手帳をすべて読み返します。
 
ノートはメモ帳代わりに使っているで、
タイムログ(何時から何時まで何をやったのか)から打合せメモ,そのとき思いついたことなど、雑多なことが時系列でごちゃまぜに書かれていますが、それを読み返して、終わったタスクは消す,未完了のタスクはtoodledo(タスク管理アプリ)に入力するなどしています。
これは毎晩やっているのですが、ときどき抜けていることもあるので……(;^_^A
 
 
 
 
手帳・ノートに書いていること
12月に入ってから、来年用の手帳を併用し始めたため、現在4冊の手帳を使っていますが、それぞれに書いていることは
 
2015年版のリスティ2は、スケジュール管理は卒業したので、毎日の振り返りとして
  1. 誰かと話をして怒ったりイライラしたりネガティブな感情を持ったこと
  2. 明日を良くするためにやった今日の改善活動
  3. 気づきや教訓
  4. 明日、なにをどうするか(宣言)
 
2015年版の和田裕美の営業手帳には、日記と10個の目標 
 
2016年版のリスティ1は、今のところスケジュールのみ
 
2016年版の陰山手帳には、現在これがメインの手帳になってるのですが、スケジュールと実績,タスク,先週からの課題,今週の最優先事項を書いていますが、週次レビューのときには、これらをすべて読み返すとともに、陰山手帳に書いた先週からの課題,今週の最優先事項には結果を追記しています。 
 
 
 

週次レビュー 

週次レビューは、上で書いたように手帳を見直しながら、
  • 週の目標
  • その週にやること(タスク)
  • 先週からの課題
  • 週の最優先事項(必ずやること)
  • 週の目標を達成するために何をすればいいか??
  • 今週の大きな出来事TOP5
  • 今週学んだこと
  • 今週やったことで誇れること
  • 今週いちばん楽しかったこと
  • 今週できなかったことで、来週必ず実行したいこと
  • なぜできなかったのか? どうすればできるのか?
  • 来週何をすればもっと楽しくなるか?
  • どうすればそれができるのか?
  • 増やしたい習慣
  • 減らしたい習慣
  • 今週実行したことで、「特筆すべきこと」 「未来をラクにする仕事」は何か?
  • (効果的でない行動パターンの中で)この1週間で止めるべきことは何か?
  • これからの1週間、やるべきことは何か?
  • どうすればそれができるのか?
を書き出します。
 
これだけやると、やっぱり2~3時間はかかるんですよねぇ……。
 
 

それって、ホントに必要なの??

で、今日思ったのが、
それって、ホントに必要なの?? 全部やる必要があるの??
ということ。
 
 
 

効果がないことは止めるべし!

何のために週次レビューをしているの??
って、
今週よりも来週をよくしたい!
もっと成果を上げられるようになりたい!
からですよね。
 
逆にいうと、成果につながらないことは、やっても仕方がない。
というより、それに費やした時間が無駄になってしまっています。
 
効率を上げるつもりでやっていることが、全然非効率で時間ばっかり食っている。
そんなことになっているんじゃないか?? って思ったのです。
 
だったら、そんなことは止めた方がいいですよね??
 
ということで、週次レビューのやり方や項目を少し見直してみようと思っています。
 
昨日、飛び蹴りされて崖から突き落とされて(笑)
勉強会を主催することになったから、その準備にも時間を使いたいしね^^
 
 
 

まとめ

あなたも、今までずっとやってきたから,それが普通だから、という理由で続けていることはありませんか?
それって本当に必要なことですか??
 
モノで考えてもらった方がわかりやすいと思いますが、
人は今持っているモノはなかなか捨てられません。
 
それは、持っているというだけで、価値が高く感じてしまうから。
 
Aというものを持っていなかったとして、それを手に入れるために払う金額と、
持っていて、それを誰かに売るときの金額は2倍以上の金額差があった、という調査結果を見た記憶がありますが、コトも同じなんですよね、きっと。
 
今までやってきたから、ということは横に置いて、
今やっていなかったとしたら、それを始めるだろうか?
という気持ちでゼロリセットして、やることを選択していきましょう。
 
 
そう思ったから、来年の年賀状は大幅減。
ここは出さなきゃマズいだろう
という、親や親戚のみにして、職場関係や友人には出さないことにしました。
だって、年始早々会うのに、出す意味を感じませんから……
 
 
 
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