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仕事効率化研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事を効率化して、毎日を楽しく過ごす方法を共有します!

初の主催イベントは想定外の連続でした

初の自分主催イベントを終らせて、先ほど帰宅しました。
 
開催場所は帝国ホテルのランデーブーラウンジ&バー
久しぶりに行きましたが、エントランスホールには、バラの花がこんな形で生けられていました。

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初めての主催イベントというだけでドキドキだったのに、開催前にも、もっとドキドキするようなことが起きてしまいました。 
 
 

目次

 
 
 

オーバーブッキング

イベントへの最大参加人数は5名にしていて、すでに満席になっていたにも関わらず、参加ボタンを押された方がいたのです。
 
講義形式の勉強会なら1人や2人増えても対応できるのですが、今回は参加者一人ひとりの話を聴きながらアイデアを出していくカウンセリング形式でやることにしていたので、増えてしまうと、1人当たりの持ち時間が減ってしまうので、それでは対応できなくなりますから、
イベントにお申込みいただいたようですが、すでに満員です。
申し訳ありませんが、今回はご遠慮ください。
来月以降も開催予定ですので、そちらでのご参加をお待ちしております。
とコメントしたものの、本人からの返信はなし。
 
わかったのか、わからないのか?
来るのか、来ないのか? 
不明なまま当日を迎えたのでした。
 
 
 

天気予報は大雪

関東近郊の方はご存知だと思いますが、昨日のお昼頃から天気予報では
1月29日の夜から雪が降り始め、平野部でも5センチ程度の積雪になる可能性あり
と流れていました。

 
このニュースをみたら先週の月曜日のことを思い出したのですが、
あんなに雪が積もったらどうしよう?
勉強会は開催できるのだろうか?
開催するのか、中止(延期)にするのか、いつ,どうやって判断しよう??
ということを考えていました。
 
よりによってこんな日に……
とも(;^_^A
 
 
でも、天気は私の力ではどうにもなりません。
私のできるのは、心の準備(笑)と、参加予定の方に事前連絡をするくらいだと思ったので、昨夜のうちに 
天気予報では都心でも5センチ程度の積雪も予想されると言われています。
 
開催するかしないかは、明日の朝の様子次第ですが、
みなさん、決して無理して出てこないでください。
 
この天気じゃ、家から出たくないな
と思ったときには、遠慮せずに欠席の連絡をください。
 
大した雪でないことを祈りますが、明日朝7時をめどに、開催するか延期するかをご連絡します。
 
家から出たくない、と思ったときには7時までにご連絡いただくと、私も延期の決定がしやすいので、早めに連絡していただけると助かります!
というメッセージを送り、みなさんにも心の準備をしていただきました。
 
 
 

当日朝の欠席連絡 

上で書いた雪の場合の連絡は、リマインドの意味も兼ねていたのですが(28日 金曜日のお昼にもリマインドメールは送っていた)、 その時点での欠席連絡はなし。
 
今朝起きて外を見たら雪は積もっていなかったので
天気予報はハズレ、雪は積もっていないようですね。
ということで、本日は予定通り開催いたします!
 と、開催決定の連絡をしたところ、2人の方から
急用ができてしまったので出席できなくなった
との連絡がありました。
 
もともと参加者5人でタイムスケジュールを組んでいたし、上でも書いたとおりカウンセリング形式でやることにしていたので、
 
ふたりも抜けたら時間が余ってしまうな~ どうしよう??
 
と、ちょっと困ってしまったのと、
 
だったら、満員御礼後に申し込みした人が来てしまったら参加させるのか?
でも、それでは満席で参加できなかった人に申し訳ない
 
という気持ちが混ざった複雑な思いのまま会場に向かったのでした。
 
 
 

タイムスケジュールはぐちゃぐちゃに……  

当日のスケジュールは
 ・当日の進め方
 1)自己紹介(15分)(1人2~3分)
 2)講師の手帳の使い方紹介(30分)
 3)手帳クリニック(30~45分)(1人10分前後x5人)
 4)ワーク&発表(15分)(1人2~3分)
 5)フリートーク&アンケート(15~30分)
11:00終了予定 
と考えていたのですが、私の進行,仕切りが上手くなくて、
1と3が入り混じった状態、かつ、1人で30分以上かけてしまった人もいたのです(;^_^A
(その点では、2人欠席になって3人での開催になったのは時間不足にならずに済んでよかったのですが……)
 
自己紹介段階でかなり時間を取られてしまったので、私の自己紹介と手帳の使い方紹介は10分ぐらいで終わらせてしまったかもしれません。
 
それでもお開きになったのは12時前。
予定よりも1時間近く延長してしまったのでした……。
 
 
 

今後へのフィードバック

雪で開催が危ぶまれる、というのはそうそうないので、それほど準備する必要もなく、
今回事前連絡したことで対処できたのではないかと思いますが、
 
満員になったあとで申し込んだ人に対する対処や、そもそも、参加ボタンを押しただけで参加の意思があるとみなしていいのか?
ほかのイベントでもやられているように、
参加ボタンを押したうえで、コメントも投稿してもらった方がいいのではないか?
など、募集時点で見直した方がいい点を見つけることができました。
 
また、今回は当日、欠席連絡があることは想定していなかったので、この点についても準備をしておく必要があると感じました。
 
それから、会の進行の仕方も。
1人当たりの持ち時間を考慮しながら、いいタイミングのところで切っていかないと、いくら時間があっても足りなくなるということを実感しました。
 
人が話をしているときに
もう時間だから
と言って切るわけにはいかないので、上手く誘導する技術を身につけなきゃな~ 感じています。
 
 
 

まとめ

アタマで考えていたときには上手くいくと思っていても、実際にやってみると不具合が出てくる
ということを身をもって体験しました。
 
今回うまくできなかったことも、次回はちゃんとできるように改善し、
参加者のみなさんに、楽しく、且つ、有意義な時間を過ごしていただけるような勉強会に育てていきます!
 
 
さっ、対策案を考えよう!!
 
 
   
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