仕事効率化研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事を効率化して、毎日を楽しく過ごす方法を共有します!

計画表は完璧に作ってはいけない

あなたは子どものころ夏休みに入ってすぐに、1日の計画表を作ったことがありますか?
こんなやつ↓

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では、その計画表どおりに行動できましたか??
 
私は毎年のように作っていたけど、初日から挫折して、1日も守れなかった記憶があります。
 
なぜ、守れないのでしょうか??
 
 
 

目次

 
 
 

あそびがない

守れないいちばんの原因は、まったくあそびがないこと。
 
「あそび」といっても、遊ぶための時間ではないですよ。
余裕といった方がよかったかな?
予定外のことが起きたときに対応できる時間のことです。
 
1日は24時間だからといって、びっしりと詰め込んでしまうと身動きが取れなくなるし、予定外,想定外のことが起きると、破綻してしまうのです。
 
 
現在、私は、毎朝、自分だけの作業も含めて、1日の計画を立てますが、そのときには必ず、午前中に1時間,午後は1.5時間の空白の時間を設けるようにしています。
 
その時間帯は何もしないわけではなく、突発的な作業が発生した場合には、その時間でやればいいし、その前に急な割り込み仕事が入ってきたときには、予定の作業をそこにはめ込めばいい。
 
もし、順調に進んだのなら、あとに予定していた作業を前倒ししたり、浮いた時間内で終わりそうな他の作業を入れればいいだけだから、あそびは必ず設けましょう。
 
 
 

計画を立てた時点で満足してしまう  

あそびがないことよりも、むしろこちらの方が原因だと思っています。
 
時間をかけて一生懸命に作り上げた。
それだけで、
できた~\(^o^)/
と安心してしまって、まだ行動していないのに、できた気になってしまう。
 
あなたにも、心当たりがあるのではないでしょうか??
 
 
 

ラフな手書きで十分

あなたが作る計画表は誰が見るのですか? 誰が使うのですか?
 
他の人に配布しなければならなかったり、プレゼンテーション資料に添付しなければならないのであれば、きれいに作らなくてはいけませんが、自分しか見ないのなら、きれいに作る必要なんてありません。
 
多少字が汚くても読めればいい
線が曲がっていても、わかればいい
時間の間隔が均等でなくても、わかればいい
 
だって、自分だけが理解できればいいのだから。
 
 
 

計画表を作ることが目的ではない

何のために計画表を作るのか?
 
予定を立てて、効率よく行動するためですよね?
 
そんなことは言われなくてもわかってる!
 
と言われそうですが、本当にそうでしょうか??
わかっていないから、時間をかけてきれいな計画表を作ってしまうのではないですか?
 
Excelやその他のアプリを使って2時間かけてきれいな計画表を作るくらいなら、
手描きで15分で作ってしまって、残りの1時間45分は行動した方がいい。
 
そう思いますが、どうでしょう??
 
 
 

自分がやっていることは自分ではわからない

ここまで書いても(対面の場合なら、言っても)、自分が無駄なことをしていると自覚する人は少ないんですよねぇ……。
 
でも、他人から見ると
なんでそんな無駄なことをするの??
と言いたくなる。
 
もし、職場の後輩がそんなことをしていたら私は間違いなく
そんな余計なことに時間使わないで、やらなきゃいけないことをさっさとやれ!
と言ってしまうでしょう。
 
では、自分で気づいて修正するにはどうすればいいか?
それは……
 
 
 

本質は何か?

私はタスクリストに
今やろうとしていることの本質は何か?
誰のためにやっているのか?
何を決めなければいけないのか??
という項目が書いてあって、1日、何度も読み返すようにしています。
 
自分が好きなこと,得意な作業になればなるほど、やりすぎてしまいます。
あとになって
なんでここまでやっちゃったんだろう??
こんなところまでやる必要はなかったのに……
となってしまうのは、余計なことまでやってしまった。
はっきり言って、時間の無駄遣いだったということですからね。
 
そうならないように、ときどき自分の行動をチェックしています。
 
作業をしながらも、
何のためやっているのか?
欲しい結果は何か?
をときどき考えてください。 
 
 
 

まとめ

計画を立てるのが悪いと言っているわけではありません。
 
何のために計画を立てるのか?
誰がそれを見るのか? 使うのか?
 
常にそれは頭の中に置いて、TPOによって使い分けて、過剰なことをしないように気をつけましょう!
 
 
あなたが今やろうとしていることは、だれのため,なんのためですか?
本当に気合を入れて作る必要があるものですか?
よーく考えてみましょう。
 
 
 
 
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