仕事効率化研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事を効率化して、毎日を楽しく過ごす方法を共有します!

デジタル/アナログ いいとこどりのスケジュール管理術

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。 

 

 

昨日の記事では机に座っているときに手帳に書くのが楽になる方法をご紹介しました。

(昨日の記事はこちら ⇒『 手帳に書くのが面倒くさくなくなる超簡単な方法 』)

 

しかし、予定を書いたり、確認したりするのは机に座っているときだけではありません。

営業職など、外回りが多い人は電車の中で確認したいときもあるでしょう。

事務職だから仕事で外出することはない、という人も朝夕の通勤電車の中で予定を確認したくなるときはあるのではないでしょうか。

 

マサカ、電車の中でも手帳は開きっぱなしにするわけにはいかないので、

そんなときにどうするのか?

ということを今日は書いてみます。 

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電車の中ではどうするのか?

先に結論を言ってしまいますが、手帳ではなくスマートフォンを使います。

 

なーんだ

って、思っちゃいました?

そうです、なにか特別なことをするわけではありません。

 

 

私が使っているのは、「リスティ2」というA5スリムタイプの手帳なので、上着のポケットには入らないし、クールビズ中の今、ワイシャツのポケットに入るはずもないので、カバンに入れて持ち歩いています。

 

しかし、昨日も書いたとおり、カバンに入っている手帳を取り出すって、面倒ですよね。特に、混んだ電車の中では、カバンの中をゴソゴソしたくもありません。

そんなときでもさっと取り出せるのがスマートフォンです。

 

私は紙の手帳の良さばかりをススメているように思われるかもしれませんが、実はスケジュール管理にもタスク管理にもデジタルを使っています。

ですから、移動中にスケジュールやタスクをチェックするのは、もっぱらスマートフォン。あのサイズは非常に重宝しています。

 

サイズのほかのメリットは、定期的な予定や繰り返しタスクが簡単に入力できること。

手書きだと、毎回手で書かなければなりませんが、デジタルでは、定期的な予定は「繰り返しの予定」に設定すれば勝手に入れてくれます。また、コピーも簡単にできます。

 

それから、書き込むスペースに制限がない、というのもデジタルのメリットですね。

たとえば、人と待ち合わせをするとき、手帳には相手の名前と時間くらいしか書き込めませんが、デジタルなら、名前も待ち合わせ場所も地図のURLを貼ることもできます。

また、行くお店が決まっているのなら、お店の名前や電話番号、地図、ホームページへのリンクなども貼ることができるし、スマートフォンで閲覧することもできて、とても便利、これは手帳ではできないことです。

 

 

しかし、身体はひとつ。仕事とプライベートの用事を同時に処理することはできないのだから、「スケジュール管理は1か所で」が原則ということも覚えておいてください。

 

もし、仕事は紙の手帳、プライベートはデジタルと使い分けていると、新しい予定を入れようとするときには、毎回両方の予定を確認する必要があります。

面倒だからと、手帳だけを見て予定を入れてしまったら、同じ時間帯にプライベートの予定が入っていた、ということにもなりかねません。

こんな事態にならないようにするためにも、スケジュールは1か所で管理するのが原則です。

 

それでも、先ほど書いたとおり、デジタルのメリットも大きいから、併用しています。

併用することで気をつけているのは、「どちらか一方にしか書いていなかった」ということが起こらないように、両方の整合を取ること。

ダブルブッキングやヌケ・モレを起こすようでは信用も信頼も失ってしまいますからね。そんなことにならないように、2か所以上に予定を記入する場合には、お互いを見比べて整合を取る時間もタスクとして予定に入れておきましょう。

 

ちなみに私は、机に座って手帳を開いたらすぐに、紙の手帳とデジタルのカレンダーの予定を見比べて整合を取ることが習慣になっているので忘れることはないのですが、それでも毎日「スケジュールの整合を取る」というタスクも作っています。

 

 

紙の手帳もデジタルのカレンダーも、それぞれいいところもあまり良くないところもありますが、お互いのいいとこ取りができるように工夫して使い分けてくださいね。

 

 

他にどんな使い方,使い分けをしているの?

どんなアプリを使っているの?

どんなことを書いているの??

など、疑問・質問などがあれば、できる限りお答えしますので、コメント欄にどんどん書き込んでください。

お間待ちしています!

  

 

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