生産性向上研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事・プライベートにかかわらず生産性を向上させ、毎日を明るく楽しく過ごす方法を共有します

時間割こそが最強の時間管理ツールである

初めての著書『仕事が速くなる! PDCA手帳術』が11月16日に発売になりました。発売前に増版も決定しましたが、なるべく多くの必要としている人に届けたいので、これからも応援、よろしくお願いいたします!

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。

 

 

 

今日は、手帳を使っている人も、使ってない人にも、ぜひやってもらいたい、最強の時間管理ツールをご紹介します!

 

それは、あなたも小学生のときからずーーっと使ってきたものです。

 

【目次】

 

 

時間割は最強の時間管理ツール

あなたが小学生のとき、

今日の国語は予想以上に長引いた。

40分で終わると思っていたのに90分もかかってしまったから、次の授業が先送りにされて帰る時間が遅くなってしまった。

なんていうことは一度もありませんよね?

 

また、3学期の終了間際になって、教科書が半分近く残っていることもなかったはず。中には終わらなかった教科もあるかもしれませんが、ほとんどの教科は、ちゃんと最後まで終わったはずです。

 

では、なぜ授業はちゃんと時間通りに終わるのでしょうか?

 

 

それは「時間割」があるからです。

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例えば、

1時間目は8時50分から9時30分まで理科。

10分休憩をはさんで、2時間目は9時40分から10時20分まで国語。

4時間目まで終わったら、45分間の昼休みに給食を食べて残った時間は自由時間。

午後は5時間目が社会で、6時間目が音楽。

それが終わったあと、ホームルームをやって15時には学校を出る。

 

そんな規則正しい生活をしていましたよね?

それができたのも時間割があったからです。

 

 

社会人も時間割を使おう

小・中・高・大と、学生時代にはこんなに規則正しい生活ができるツールである「時間割」を使っていたのだから、社会人の私たちが使わない手はありません。

 

時間管理が上手くなりたい、残業しないで早く帰れるよう仕事が速くなりたい!

そう思うのであれば、毎日、自分だけの時間割を作りましょう。

 

 

時間割の作り方

時間割を作るのは簡単です。

時間軸が入った手帳があれば、バーチカル型でもレフト型でも、一日一ページ型でもできます。

手帳を使っていない,あるいは、使っていても時間軸が入っていなかったり、マンスリータイプの手帳を使っているのなら、ノートに時間軸を書いてもいいです。

 

 

優先順位の付け方などは、後日、紹介する予定ですが、まずは、作ってみましょう。

 

手帳を使っている方は、手帳を見てみてください。

デジタルで予定を管理している人は、時間軸を書いたノートに、その予定を書き写してください。

 

するとそこには、会議やミーティング,夜の飲み会など、ほかの人との予定(他人とのアポ)は記入されていますが、それ以外の時間帯には何も書かれていないはずです。

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(他人とのアポだけがかかれた手帳)

 

しかし、予定が入っていないからといって、何もしないわけではありません。

その時間帯には、自分ひとりでできることをするはずです。

その時間帯に何をするのかを決めて実際に行動するのも時間管理なのです。

 

他人とのアポを記入したあとの空白の時間帯を有効に活用して効率化を図る。

これが手帳でスケジュール管理するときの肝であり、ここに自分の行動予定を書き込んでいくのが「時間割を作る」ということです。

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(他人とのアポが入っていない時間帯に自分の行動予定を記入して「時間割」を使った手帳)

 

 

忘れるから集中できる

わざわざ書かなくても、頭で考えてやっている。

という人も多いかもしれませんが、「覚えている」ということは、頭の中で繰り返し思い出す作業をしているということです。

そんなことをしていては目の前のことに集中できません。

 

パソコンだって、ワードとエクセルを同時に立ち上げて作業をしているとパフォーマンスは落ちます。

人の脳もこれと同じです。複数のことを同時にやろうとしても集中しきれずにパフォーマンスが落ちてしまうのです。

 

ですから、脳に余計な負荷をかけなくて済むように,目の前のことに集中できるように、作業計画は時間割という形に残してから作業に取りかかりましょう。

 

 

時間割の効果

こうして時間割を作っておくと、一つの作業が終わったあとに

さて、次は何をしよう?

と考える必要がなくなります。

次の予定を覚えておく必要がなくなるから、今やっていることに集中できます。

 

また、人は締め切りがあると守りたくなるので、ダラダラせずに集中して作業するようになります。

 

さらに、自分で決めた時間内に終わせることができると、

やった! できた!

という、達成感、満足感を味わうことができるので、自然とまたやりたくなるという好循環が起きます。

 

 

時間割を作るのには5分とかかりません。

たった5分で仕事の効率は劇的に向上します。

計画通りにできたら、達成感・満足感を味わうこともできますので、ぜひ作ってみてください。

 

 

やってみないとわからない

ホントかな? たったそれだけで、そんなにかわるのか??

と、まだ疑っていますか??

 

やったことがなければ、そう思うのも無理はありません。

しかし、やったことがないことはどんなことだって、やってみないことには本当のところはわからないし、何も変わりません。

 

もし何も変わらなかったとしても、ムダにする時間は5分だけです。

疑ったままでもいいので、とにかくやってみてください。

 

 

まとめ 

ここまで、私たちが子どものころからずーっと使ってきた「時間割」という最強の時間管理ツールをご紹介しました。

 

本文にも書きましたが、時間割を作るのに5分もかかりません。

効果もすぐに実感できますので、お試しでもいいので、まずは作ってみてくださいね^^

 

そして、やってみたらうまくいった、でも

やってみたけど、何も変わらなかった

でもいいので、感想をいただけると嬉しいです^^

 

 

【参考記事】

以前、私のところに相談に来られた方にも「時間割を作って」と言ったらさっそくやってくれて、感想をもらいました。

そのときに書いた記事も紹介しておきますので、参考にしてください。

kazu-eng.hateblo.jp

 

 

 

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