生産性向上研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事・プライベートにかかわらず生産性を向上させ、毎日を明るく楽しく過ごす方法を共有します

急がば回れ ~仕事の速さは段取りできまる~

初めての著書『仕事が速くなる! PDCA手帳術』が11月16日に発売になりました。発売前に増版も決定しましたが、なるべく多くの必要としている人に届けたいので、これからも応援、よろしくお願いいたします!

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。 

 

 

準備をしてから仕事に取りかかる

仕事でもプライベートでも構いませんが、あなたは何かの作業に取り掛かる前に、ちゃんと準備をしていますか?

それとも、

いつものことだし、慣れてるし…… 

ということで、計画も準備もしないで取りかかりますか?? 

 

ここで、『完訳 7つの習慣』に載っている「木を切り倒そうとしている人」のエピソードをご紹介します。  

森の中で、必死で木を切り倒そうとしている人に出会ったとしよう。

「何をしているんです?」とあなたは聞く。

すると男は投げやりに答える。「見ればわかるだろう。この木を切っているんだ」

「疲れているみたいですね。いつからやっているんですか?」あなたは大声で尋ねる。

「もう五時間だ。くたくただよ。大変な仕事だ」

「それなら、少し休んで、ノコギリの刃を研いだらどうです?そうすれば、もっとはかどりますよ」とあなたは助言する。すると男ははき出すように言う。

「切るのに忙しくて、刃を研ぐ時間なんかあるもんか!」  

『完訳 7つの習慣』より

 

 

この話を読むと、

ノコギリの刃を研げばいいのに……

と思うでしょ??

 

 

では、あなたの仕事のやり方はどうでしょう??

 

やらなきゃいけないことを書き出してみたら?

どういう手順でやれば上手く進むかを考えてみたら??

もっと他にいい方法はないの??

・・・・・・・・・・ 

 

他の人にこんなことを言われても、

忙しくって、そんなことを考えている時間なんかない!

と思ったりしませんか??

 

もしそうだとすれば、あなたも上で紹介した木を切り倒そうとしている人と同じ状態に陥っていますよ。

 

 

もうひとつ別のエピソードを紹介しましょう。

あなたもきっと、似たような経験をしたことがあるはずです。

もちろん、私もしています。しているから書けるんですけどね(^^;

 

ある人にいくつか確認したいことがあって電話をかけたのだけれど、切ったあとで

「あっ、あのことを聞き忘れていた」

と思い出して、掛け直してことがありませんか? そして、

「何度もすみません」とお詫びをしたことが。

 

でも、そのとき、運よく相手が捕まればいいのですが、重要なお客さんとの打ち合わせに入ってしまって電話に出られないとか、飛行に乗ってしまった、それも海外出張だから、しばらくは連絡が取れない、なんてことになったらどうするのでしょう?

 

 

やり直しは時間のムダ 

そんなことにならないように、電話をする前には、「何を聞くのか?」を必ずメモしておくのです。

そんな面倒くさいことをしなくても……

と思われるかもしれませんが、その面倒くさいことをしなかったから、聞き忘れて、電話を掛け直してお詫びまで言わなければならない,もっと面倒くさいことになってしまったのです。

 

一度で済むことを二度・三度やらなければならなくなる。これは時間のムダ以外の何ものでもありません。

 

メモする時間がもったいない、時間のムダと思うかもしれませんが、メモしなかったことが原因で、さらに余計な時間がかかってしまうのです。

だから、そうなる可能性があることが分かっている人は、そんな些細なことでもメモするのです。

 

このブログでは何度も書いていますが(例えばこの記事⇒『 タスクリストは「やることリスト」ではない! 』)「手帳やメモ・ノートは忘れるために使う」のだから「これくらい大丈夫だろう」と思われるような些細なことこそメモすることを習慣にしてくださいね。

 

 

段取り八分・仕事二分

電話を掛けるとき以外でも、急に予定が空いたときや、待ち合わせ場所に早く着いたとき、約束した相手が遅くなっているときなど、スキマ時間ができる可能性があるときには、そのときにできそうなことを準備しておく、これも段取りです。

こんなことが起きたら,急にスキマ時間が発生したら何をするのか、そのときできることをあらかじめ考えておくから、時間をムダにぜすに有効に使えるのです。

 

仕事に取りかかる前に、どういう順番で進めるのかを計画するのも段取りです。

多少時間をかけてでも、しっかり準備をすることで、手戻りなく最短距離で進められるから、仕事が速くなるのです。

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木を切り倒そうとしている人のように、目の前のことしか見ないで作業を続ける、行き当たりばったりで仕事をしてしまうことから卒業して、しっかりと計画を立ててから進められるようになってください。

 

急がば回れ」という言葉もあるように、一見遠回りに見えるけど、実はそっちの方が早いということは多いですよ。 

 

 

【参考書籍】

この本は、私も定期的に何度も読み返しています。

600ページ以上あるハードカバーの本ですが、世界的名著なので、読んだことがない人は是非読んでみてください!

 

 

 

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