生産性向上研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事・プライベートにかかわらず生産性を向上させ、毎日を明るく楽しく過ごす方法を共有します

緊急な仕事から取り掛かってはいけない! ~仕事における優先順位の付け方~

初めての著書『仕事が速くなる! PDCA手帳術』が11月16日に発売になりました。発売前に増版も決定しましたが、なるべく多くの必要としている人に届けたいので、これからも応援、よろしくお願いいたします!

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。

また、10月下旬か11月上旬に、私の手帳の使い方や考え方をまとめた書籍が上梓される予定なので、そのときは、みなさま、応援をよろしくお願いしますm(_ _)m

 

 

 

先日の記事では、時間割は最強の時間管理ツールであると書きました。

 

この記事では、時間割を作る前にやらなければならないこと、

どういう順番でやるか?? 

つまり、優先順位の付け方について書きます。

 

 

あなたは、その日の最初に取りかかる仕事をどうやって決めていますか?

締め切りが近い急ぎの仕事からでしょうか??

 

仕事において締め切りは絶対に間らなければならないので、それも間違いではありませんが、急ぎの仕事ばかりしているから、いつまでたっても自転車操業状態から脱せず忙しいままなのです。

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では、どういう順番で取りかかればいいのか? 私が思う順番を紹介します。

 

 

クレームやトラブル処理は最優先

いちばん最初に取りかかる仕事は

クレームやトラブル対応、事故など、すぐに対応しないと事態が悪化してしまうような仕事です。

この場合は、今やっている作業を中断してでも、すぐに取りかかります。

 

まぁ、みなさん、当然これはやっていますよね。

しかし、そんな仕事が毎日起きるようでは困りものですが……

 

 

他人に依頼する仕事から

そんな緊急に処理しなければならない仕事がないときは、

他人が関わる仕事から取り掛かります。

 

なぜか?

それは、パスを出す相手の能力や、他の予定の有無など、その人のことを全部把握することはきない。

つまり、相手がどれくらいの時間を必要とするのかが読めないからです。

 

また、自分が最後まで仕上げる仕事ならば、徹夜してでもやり切ることができますが、それを他人に期待することもできません。

ですから、相手に十分な時間を与えるためにも、他人に仕事を任せるときは早め早めに渡すようにしています。

 

それから、あなたもこんな経験はありませんか?

この仕事も、もう少し時間があったら○○さんにお願いできたのに、今からでは、もう、お願いできない。自分でやるしかないなぁ。

と思ったことが。

 

そんなことにならないためにも、人にパスを出す仕事はなるべく早く取りかかります。

 

 

締め切りは絶対に守らなければならないから……

「他人が関わる仕事」の次に取り組みたいのが、「締切が近い仕事」です。

 

これは説明するまでもありませんが、仕事において締切りとは必ず守らなければならないというのは、上でも書きました。

 

ほとんどの人が「そんなのあたりまえでしょ」と思いますが、でも、いますよね?

「間に合いそうにそうにないので、1日だけ延ばしてもらえませんか?」と言ってくる人が。

 

事前に連絡してくれればまだいい方で、約束の日時を過ぎても連絡がないから、こちらから連絡すると、「今やっていますが、あと2日はかかりそうです」と言ってくる人もいます。

 

こんなことを繰り返していると、信用も信頼も失います。サラリーマンならまだしも、個人でやっている人は、次の仕事がくることはないと思ったほうがいいかもしれません。

 

新幹線や飛行機に乗るのに平気で遅れてくる人はほとんどいないのに、どうして仕事の期限は守らないのでしょうね??

仕事において期限は絶対に守るべきものだから、これと同じ気持ちで取り組んでほしいですね。

 

 

これをやらないから、自転車操業状態からは抜け出せないのです

「締切が近い仕事」の次は「緊急ではないけれど重要な仕事」です。

 

本当は、これを最優先にしたいのですが、今抱えている仕事が片付く前にこちらに手を付けてしまうと、それこそ、期限が守れなくなりそうなので、あえてここに入れました。

 

緊急な仕事も締切間近な仕事も、もともとは緊急ではなかったはずです。

原因はあなたではなく、あなたにパスを出した人かもしれませんが、「まだ時間があるから」と、先延ばしにした結果、緊急な仕事になってしまったものがほとんどです。

 

そんなことにならないようにするためには、できれば2割から2割、1日の勤務時間が8時間だとすると、1時間半から2時間半くらいは、「緊急ではなけれど重要な仕事」を入れます。

 

緊急な仕事で手がいっぱいなときでも、1日30分でいいので入れてみてください。

これを2~3週間続ければ、緊急な仕事が減り、時間に追われなくなるので、時間的にも精神的にも落ち着いて仕事ができるようなり、自転車操業状態からも抜け出せますよ。

 

 

おわりに

さて、いかがでしたか??

 

あなたの時間割には「緊急ではないけれど重要な仕事」は入っていますか?

たったひとつ、1日30分でいいので入れてみてくださいね。

 

 

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