生産性向上研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事・プライベートにかかわらず生産性を向上させ、毎日を明るく楽しく過ごす方法を共有します

その仕事はそこまでやる必要があるの? ~時間と品質のバランスを取ろう~

初めての著書『仕事が速くなる! PDCA手帳術』が11月16日に発売になりました。発売前に増版も決定しましたが、なるべく多くの必要としている人に届けたいので、これからも応援、よろしくお願いいたします!

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。

また、10月下旬か11月上旬に、私の手帳の使い方や考え方をまとめた書籍が上梓される予定なので、そのときは、みなさま、応援をよろしくお願いしますm(_ _)m

 

 

 

私も若手社員や外注さんに仕事を依頼することも多いのですが、出来上がってきた物を見て

なんでここまでやったのかな??

と感じることも多いので、そのことについて書いてみました。

 

品質はかけた時間に比例しない

仕事の品質は時間をかければかけるほど上がります。

しかし、80点の仕事を100点にするには、60点の仕事を80点にすることの10倍の労力と時間がかかると言われるように、かけた時間と品質は比例するわけではなく、最初は一気に品質が上がるけれど、あるレベルに達すると、それ以上はなかなか上がらなくなります。

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したがって、どのレベルまで品質を上げる必要があるのか? を仕事に取りかかる前に見極める必要があります。

 

 

やり過ぎ注意!

1日は24時間しかありません。

その限られた時間の中で、やらなければならないこと、やりたいことをするためには、当然、一つひとつにかけられる時間はかぎられることになりますが、与えられた時間の中で、求められた品質以上のものを作り上げるのが仕事です。

 

しかし、だからといって、過剰な品質まで高める必要はありません。

 

たとえば、「手帳の使い方について調査し、結果をまとめる」という仕事が出てきたとします。

このとき、報告する相手がチームのメンバーなのか、上司なのか、お客様なのか、によって、完成度は変わります。

 

チームメンバーや上司への簡単な説明用として、メモレベルの30点で十分な報告でいい仕事に、80点分の力をかけてパワーポイントでまとめてはいけません。

 

上司に調査結果を報告したとき

こんなにきれいにまとめなくてよかったのに……

と言われたら、ムダな時間を使ってしまったことになります。

そこに時間をかけるより、他の仕事をやった方がよかったということなのです。

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求められる品質を把握する

さきほども書いたように、時間は有限、いくらでも使えるわけではありません。

ですから、自分がやった仕事として提出に値するレベルに達したと思ったら、その仕事はさっさと終わりにして次の仕事に取りかかりましょう。

そうすることで、多くの仕事が処理できるようになります。

 

趣味でやっていることや、芸術家なら、自分が満足するまで時間を掛けて作り上げてもいいけれど、仕事では、求められる品質+α のものをたくさん作ることを目指しましょう。

 

 

仕事の評価は他人がするもの

それに、仕事の評価は自分でするのではありません。

それを受け取った相手がするものです。

 

自分では100点の物ができたと思っても、相手が30点の価値しかないと判断したのなら、それは30点の価値しかないのです。

 

逆に、自分では60点の出来しかないと思っても、相手に

こういうものが欲しかったんだ。満足度120%だよ!

と言ってもらえたのなら、それは120点の仕事をしたことになるのです。

 

それを理解したうえで、これなら大丈夫、と思った時点で提出してしまいましょう。

そして、相手からのフィードバックをもらって改善する。

 

そういう気持ちで取り組んだ方が、いい仕事ができるようになります。

修正・改善する時間を確保するためにも、仕事は前倒しで終わらせることが必要なのです。

 

 

自分に質問してみよう

やり過ぎていませんか?

その仕事は、そこまでやる必要があるのですか?

 

それを自分に問いながら仕事を進めてくださいね。

 

 

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