仕事効率化研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事を効率化して、毎日を楽しく過ごす方法を共有します!

ぐちゃぐちゃになったアタマを整理する4つのステップ

もぉー
やることがいっぱいありすぎて、
何から手を付けていいかわからない(>_<)
 
こんな風に思ったことがあるのは、私だけではないはず。
 
ということで、この記事では、こんな状態になったときに、アタマを整理するために私がやっていることを4つのステップに分けてご紹介します。
 

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目次

 
 
 

ステップ1 灯りをつける

「何から手を付けていいかわからない」という状態は、どれだけの物を抱えているのかもわかっていない状態です。
 
これを、モノにたとえてみましょう。
 
あなたは、ある部屋に連れてこられて、
「この部屋を片付けてくれ」
と言われました。
 
その部屋は真っ暗で、どこに何があるのか? どのくらいあるのかも見えません。
 
さて、あなたは最初に何をやりますか?
 
 
見出しにしてしまったので、答えはおわかりだと思いますが、灯りをつけますよね?
そして、どこに,なにが,どれくらいあるのかを確認するはずです。
 
やらなければいけない(と思っている)コトに対しても同じことをやってみましょう。
 
どういうことかというと、
やらなければいけない(と思っている)コトをすべて紙に書き出すのです。
 
 
 

書き出すときに気をつけること

書き出すときにも、こうしたほうがいい、という注意点があるので、それについて書いていきます。
 

3分以内で終わることは、その場で処理する

3分で終わることは、書き出す時間がもったいないので、その場で片づけてしまいましょう。
とはいえ、相手がいることだったり、今すぐに処理できないことならば、忘れないように書き留めておきます。
 
 

大きなタスクは細切れに 

もう1つ大事な点は、大きすぎるタスクを書かないこと。
 
たとえば「プレゼンテーション資料作成」と書いたとして、
これで何をやらなければいけないのか,どれくらいの時間がかかりそうなのかがわかりますか?
 
まだ着手していないパワーポイント資料作成だったら
  • パワポの構成,流れを考える
  • 必要な資料を集める
  • データ化する
ざっくり書いただけでも3つに分けられますが、それぞれの作業も、もっと細かく分けられますよね。
 
ということで、やることを書き出すときには、1つの作業は30分、長くても1時間で終る程度に分解しましょう。
 
 
 

不安の原因は見えないこと

大きなタスクも細切れに分解して書き出し終えました。
少しは落ち着いてきたことでしょう。
 
それとも、
げー、こんなにあるの!?
という気持ちになってしまいましたか??
 
それでも、最初のころに持っていた漠然とした不安は消え去ったのではないでしょうか。
 
人が不安になるのは真っ暗闇で前が見えないから。
それは、モノもコトも同じです。
 
目の前に何があるのか、灯りをつけて見えると不安は消えます。
 
 
え~~、こんなにあるのかぁ……(ノ_-。)
 
と思うかもしれませんが、次に進んでみましょう。
 
 
 

ステップ2 振り分ける

今、あなたの目の前には、紙に書き出されたたくさんのタスクが並んでいます。
さて、どうしますか??
 
すぐに作業に取り掛かる??
 
いえいえ、その前に、あと3ステップ入れましょう。
 
 
これままた、部屋の片づけにたとえてみますね。
 
片づけなければならないものがあります。
さて、何から始めますか?
 
私だったら、いるものといらないものに分けます。
そして、いらないけど使えそうなものはだれか使ってくれる人がいないか探します。
 
 
タスクも、これと同じ作業をするのです。
 
やらなかったらどうなるかを考えながら、本当にやる必要があるかどうかを考える。
やらなくても問題になりそうになければ、やらないという選択をします。
やるという選択をしたタスクに対しても、自分でやるコト他人に頼めるコトに分けます。
 
このとき、できることなら自分でやる作業は極力少なくした方がいいですね。
とはいえ、頼める相手がいないのなら、自分でやるしかないのですが……。
 
 
 

ステップ3 作業時間を見積もる

先ほど大きなタスクは細切れにしたので、1時間以内の項目ばかりだと思いますが、あらためてタスクごとに、かかりそうな時間を書き出してみましょう。
 
そのときに注意することは、
これくらいで終わるだろう、と思う時間の1.5倍の時間を見込んでおくこと。
 
あのドラッカー先生も「物事は当人がこれだけかかると思っている時間の2倍かかる」とおっしゃったそうですからね。
 
こんなにはかからないだろう、というくらい取っても取り過ぎということはありません。
もし余ったらほかの作業に当てればいいだけですから。
 
 
 

ステップ4 スケジュールに落とし込む

やっと作業開始かと思いきや、もう1ステップ。
どの作業をいつやるのか、スケジュールに落とし込みましょう。
 
多くの人は手帳やグーグルカレンダーに「会議や打ち合わせ=他人との約束」は書いていると思いますが、「自分の作業=自分との約束」として書きこんでしまうのです。
 
  

優先順位のつけ方 

タスクに落とし込むときには、どういう順番でやるのか? を決める必要がありますが、それが優先順位です。つけ方としては
  • 締切り時間が近いものから
  • 簡単なものから
  • やりたくないことから
  • 好きで得意な作業から
  • ・・・・・・

などありますが、ここはもう人それぞれ。

その人の状況や好みもあるので、お好きなようにどうぞ。

 
 

スケジュールに書きこむときの注意点 

スケジュールに落とし込むときに気をつけてほしいことが1点あります。
それは、作業と作業の間には30分から1時間の間を空けること。 
 
さっき、時間を見積もるときに1.5倍したのに、さらに空き時間が必要なの?
と思われるかもしれませんが、
 
はい、空き時間は必要です
 
だって、電話がかかってきたり、急な作業を依頼されたり、突発的なことは必ず起こります。
それを処理するための時間として、空き時間を取っておくのです。
 
もし、何事も起こらなかったら、そのときは前倒しして進めればいいだけの話。
自分とのアポですから、リスケも簡単にできますからね。
 
 
 

いつやるの

さて、この作業をいつやるのか??
ということですが、私は毎朝、仕事を始める前にやっています。
 
こんな大変な作業を毎朝やるの??
 
と思われるかもしれませんね。
 
こうやって文章にすると大変そうですが、やってみると15分もかかりません。
 
たった15分で、その日1日の自分のやるべきことが明確になって、あとは行動するだけになります。
 
慣れてしまったら、これをやらないと1日不安になるくらいです。
 
 
この作業を車の運転にたとえると、
今日の終わりという目的地に対して、通過点を設定していく
という感じです。
 
急な割り込み作業が入って、迂回することがあるかもしれないけど、通るべきところがわかっているから、すぐに戻れる。
そんな感じ。
 
 
最初のうちは、「やることがいっぱいありすぎて、何から手を付けていいかわからない。頭の中がぐちゃぐちゃ」になったときだけでもいいので、ぜひやってみてください。
 
落ち着いて取り組めること、間違いなしです。
 
 
 

まとめ

以上、私が毎朝やっている、ぐちゃぐちゃになったアタマを整理する4つのステップをご紹介しましたが、いかがだったでしょうか?
 
やってみよう! と思っていただけましたか?
 
これをやると、目的地がはっきり見えるだけではなく、
  • 自分でやった成果が見える
  • 終わったタスクを消すことで、充実感が味わえる
  • 実際にかかった時間を記録しておけば、次からの参考になる

などなど、その他のメリットも多いです。

 

それでもまだ、書き出すなんて時間の無駄、と思う人もいるかもしれませんね。

ではこれではどうでしょう。

 

あなたは、歯がボロボロで全然切れないノコギリで木を切っています。

私があなたに

「歯を研いだらどうですか?」

と言ったとして、あなたはどうしますか?

 

「そんな時間はない」

と言って、切れないノコギリで斬り続けますか?

それとも、休憩を兼ねて歯を研ぎますか?

 

トータルで考えたとき、どちらが効率的かは、もうお分かりですよね。

 

急がば回れ」ということわざもありますが、目の前にあるからと言って、すぐに飛びつくのではなく、まわりをよく見まわしてから取り掛かりましょう。
結局は、それが最短ルートだったりもするわけですから。
 
 
いかがですか?
これで、やってみよう、という気になれましたか?
 
そう思ったのなら、忘れないうちに早めにやってみてくださいね。
 
どんなに良いことでも知っているだけでは意味がありません。
自分でやって始めて役立つことになるのですから。
 
 
 
 
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