できないものはできない、無理なものは無理と言うべきだけど、それにはやっておくべきこともある
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昨日出社したら、こんなメールが届いていました。
私事ですが、ここ2か月ほど体調不良が続いており、
この水曜日に強制的に休養することと、
ついては金曜日までに引継ぎをするよう勧告され、
月曜から三か月程度を目安として休むことになりました。
彼とは直接ラインの仕事をしたわけではありませんが、
私がリーダーを務める社内委員会のメンバーとして、
本年度は社内基準の改定作業をやってもらっていました。
その査読原稿の締切が昨日だったのですが、その前にこんなメールがくるとは……。
こうなる前に言ってくれれば、少なくとも私が掛けていた負荷分は取り除くことができたのに……
と思ってしまいます。
リーダーとして、メンバーの様子にはもっと気を配るべきだったと反省しています。
こういう人を出したくないからプライベートでは勉強会を開催しているのに、
もっと身近なところに注意しなければいけないようです。
この人大丈夫かな？
そう思う人がいたら、お節介と思われようが、口出ししようと思いました。
みなさんも、体調管理にはお気を付けください。
なにごとも治療より予防が重要です。
精神的に参る前に予防方法を身につけましょう。
そこでいちばん大事なのは、
できないものはできない！
無理なものは無理！
とはっきり言うこと。
ただし、そのためにはできない理由，根拠が必要です。
やりたくない仕事だから
なんとなく時間的に無理そう
そんな理由では断れません！
現在、ＡとＢとＣの仕事を抱えていて、
Ａは〇日までにｘｘを作り上げなきゃいけないし、
Ｂは△日までに■■をしなければならない。
Ｃも●日までに▲▲を提出しなければならない。
そのためには◎◎時間くらいかかりそうなので、今新しい仕事を引き受けることはできません。
あるいは、Ａ，Ｂ，Ｃのどれかを先送りして新しい仕事を先にやりますか？
という感じで、交渉しなければなりません。
そして、そのためには自分が現在抱えている仕事（タスク，TODO）を把握していなければなりません。
でも、これができている人って、少ないんですよねぇ……
近くにいる若手社員に
今何やってるの？
と聞くと
ＡとＢとＣをやっています。
とは答えるものの
じゃあ、それはいつまでにやらなきゃいけなくて、どれくらい時間がかかるの？
と聞いても
さぁ？？？？？？
やったことがないからわかりません。
と……。
それじゃあ、断ることもできないし、残業や休日出勤してでも終わらせるしかなくなります。
やったことがないことでも、仮にでいいから時間を見積もる。
これも大事なんですけどね。
その上で、全てのタスクを期限入りでリスト化する。
すると必要な時間が見えるから、できるかできないかがすぐに判断できます。
そのために私が使っているツールが Toodledo という iPhone アプリ 。
タスク管理アプリはたくさんあるし、ほとんどのものは期限は設定できるけど、必要な時間まで入力できるものは少ないんですよね。
かかる時間がわからないと、ホントはタスク管理できないと思うのですが……。
この Toodledo は必要な時間だけでなく、開始日や期限、繰り返し設定やタグ付け，フォルダ分けなど、いろんなことができるし、Webとも連携するので、パソコンで作業しているときにはWebで、外出時にはiPhoneで、という使い方もできて非常に便利です。
また、設定した期間で必要な時間の集計もしてくれるので、その日にやるタスクの選択もしやすいです。（1日は24時間しかないのに、Total時間が30時間なんて、ありえないですからね）
時間が入力できないタスク管理アプリを使っている人は、一度試してみてください。
手放せなくなりますよ(^^)
タスク管理の話をし始めると、ブログ記事1本どころか、本が何冊も書ける量になるので、今日は参考書籍のみ紹介して、やりかたは、おいおい紹介していきますね。
【参考書籍】
上で紹介した書籍は改訂版ですが、よくない評判も見かけるので、旧版も紹介しておきます。
自分の身は自分で守るしかありません。
みなさんも断るべきことにはしっかりとＮｏ！と言いましょう。
仕事効率化や残業削減のための勉強会も開催していますので、直接話を聞きたい方は是非ご参加ください。お待ちしています！！
～～～今後のイベント情報～～～
■メインで定期的にやっている勉強会です
1日5分で残業半分
第13回 残業ゼロの手帳術
日時：2016年 8月10日（水） 19:00～21:00
第14回 残業ゼロの手帳術
日時：2016年 8月27日（土） 10:00～12:00
場所：目黒雅叙園 カフェラウンジ パンドラ
また、9月にはセミナー形式でも勉強会も予定しています。
今年もやります！ これで手帳ジプシーから卒業!
2017年版 自分にピッタリの手帳の見つけ方使い方
日時：2016年 9月10日（土） 15:00～17:00
場所：新宿駅徒歩1分の貸会議室
