仕事効率化研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事を効率化して、毎日を楽しく過ごす方法を共有します!

できないものはできない、無理なものは無理と言うべきだけど、それにはやっておくべきこともある

 

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昨日出社したら、こんなメールが届いていました。

私事ですが、ここ2か月ほど体調不良が続いており、

この水曜日に強制的に休養することと、

ついては金曜日までに引継ぎをするよう勧告され、

月曜から三か月程度を目安として休むことになりました。 

 

彼とは直接ラインの仕事をしたわけではありませんが、

私がリーダーを務める社内委員会のメンバーとして、

本年度は社内基準の改定作業をやってもらっていました。

 

その査読原稿の締切が昨日だったのですが、その前にこんなメールがくるとは……。

 

こうなる前に言ってくれれば、少なくとも私が掛けていた負荷分は取り除くことができたのに……

と思ってしまいます。

 

リーダーとして、メンバーの様子にはもっと気を配るべきだったと反省しています。

 

こういう人を出したくないからプライベートでは勉強会を開催しているのに、

もっと身近なところに注意しなければいけないようです。

 

この人大丈夫かな?

そう思う人がいたら、お節介と思われようが、口出ししようと思いました。

みなさんも、体調管理にはお気を付けください。 

 

なにごとも治療より予防が重要です。

精神的に参る前に予防方法を身につけましょう。

 

 

そこでいちばん大事なのは、

できないものはできない!

無理なものは無理!

とはっきり言うこと。

  

ただし、そのためにはできない理由,根拠が必要です。

 

やりたくない仕事だから

なんとなく時間的に無理そう

 

そんな理由では断れません!

 

現在、AとBとCの仕事を抱えていて、

Aは〇日までにxxを作り上げなきゃいけないし、

Bは△日までに■■をしなければならない。

Cも●日までに▲▲を提出しなければならない。

そのためには◎◎時間くらいかかりそうなので、今新しい仕事を引き受けることはできません。

あるいは、A,B,Cのどれかを先送りして新しい仕事を先にやりますか?

 

という感じで、交渉しなければなりません。

 

そして、そのためには自分が現在抱えている仕事(タスク,TODO)を把握していなければなりません。

 

 

でも、これができている人って、少ないんですよねぇ……

近くにいる若手社員に

今何やってるの?

と聞くと

 

AとBとCをやっています。

とは答えるものの

 

じゃあ、それはいつまでにやらなきゃいけなくて、どれくらい時間がかかるの?

と聞いても

 

さぁ??????

やったことがないからわかりません。

と……。

 

それじゃあ、断ることもできないし、残業や休日出勤してでも終わらせるしかなくなります。

 

やったことがないことでも、仮にでいいから時間を見積もる。

これも大事なんですけどね。

 

その上で、全てのタスクを期限入りでリスト化する。

すると必要な時間が見えるから、できるかできないかがすぐに判断できます。

 

 

そのために私が使っているツールが Toodledo という iPhone アプリ 。 

 

タスク管理アプリはたくさんあるし、ほとんどのものは期限は設定できるけど、必要な時間まで入力できるものは少ないんですよね。

かかる時間がわからないと、ホントはタスク管理できないと思うのですが……。

 

この Toodledo は必要な時間だけでなく、開始日や期限、繰り返し設定やタグ付け,フォルダ分けなど、いろんなことができるし、Webとも連携するので、パソコンで作業しているときにはWebで、外出時にはiPhoneで、という使い方もできて非常に便利です。

 

また、設定した期間で必要な時間の集計もしてくれるので、その日にやるタスクの選択もしやすいです。(1日は24時間しかないのに、Total時間が30時間なんて、ありえないですからね)

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時間が入力できないタスク管理アプリを使っている人は、一度試してみてください。

手放せなくなりますよ(^^)

 

 

タスク管理の話をし始めると、ブログ記事1本どころか、本が何冊も書ける量になるので、今日は参考書籍のみ紹介して、やりかたは、おいおい紹介していきますね。

 

【参考書籍】 

上で紹介した書籍は改訂版ですが、よくない評判も見かけるので、旧版も紹介しておきます。 

 

 

 

自分の身は自分で守るしかありません。

みなさんも断るべきことにはしっかりとNo!と言いましょう。

  

 

仕事効率化や残業削減のための勉強会も開催していますので、直接話を聞きたい方は是非ご参加ください。お待ちしています!!

  

~~~今後のイベント情報~~~

■メインで定期的にやっている勉強会です

1日5分で残業半分 

第13回 残業ゼロの手帳術

日時:2016年 8月10日(水) 19:00~21:00

場所:喫茶室ルノアール新宿靖国通り

 

第14回 残業ゼロの手帳術

日時:2016年 8月27日(土) 10:00~12:00

場所:目黒雅叙園 カフェラウンジ パンドラ


 

また、9月にはセミナー形式でも勉強会も予定しています。

今年もやります! これで手帳ジプシーから卒業!

2017年版 自分にピッタリの手帳の見つけ方使い方

日時:2016年 9月10日(土) 15:00~17:00

場所:新宿駅徒歩1分の貸会議室

 

 

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