生産性向上研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事・プライベートにかかわらず生産性を向上させ、毎日を明るく楽しく過ごす方法を共有します

タスクリストは「やることリスト」ではない!

初めての著書『仕事が速くなる! PDCA手帳術』が11月16日に発売になりました。発売前に増版も決定しましたが、なるべく多くの必要としている人に届けたいので、これからも応援、よろしくお願いいたします!

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。 

 

 

あなたは、毎日やることを書き出した「タスクリスト(TODOリスト)」を作っていますか?

 

先日、個別相談にいらした方にも質問したところ、

大事なことはスマホのタスクリストに入れているけれど、ルーチンワーク的なものはリスト化せずに頭で覚えているだけです。

と言われました。

 

そこで、

うっかり忘れてしまったことはありませんか?

他の人から「あれはどうなってる?」と聞かれて思い出し、

ヤバイ、忘れてた、と思いながらも、「今やっているところです」と答えたことはありませんか?

と聞いてみたら、やはり「あります」と……。

 

ルーチンワークだけなら、漏らすことは少ないかもしれないけど、

それ以外のことを頭の中だけで記憶しておこうとするのは、やはり無理があるし、

「覚えておく」というのは、「頭の中で繰り返し思い出す」ことをしているので、

今やらなければならない作業に集中しきれないのです。

 

だから、自分では気づいていない,そんなことはないと思うかもしれないけれど、確実に効率は落ちています。

 

そのため、やらなければならないことやタスクは、手帳やノート,メモなどに書き出して忘れる必要があるのです。

 

 

また、タスクリストは作っているという人の中には、 

タスクリストって、ただ「やること」を書き出したものでしょ? それだったら作っている。

という人も多いと思いますが、そのリストはただ項目だけを書き出したではありませんか?

 

じつは、タスクリストに書くのは項目だけでは不十分なのです。

 

タスクリストを作る目的は何でしょうか? タスクを整理すること? ヌケ・モレを防ぐこと?

それも重要ですが、もっと大事な目的があるのです。

 

 

もしあなたが

「今日こそは早く帰えろう!」

と思っているのに、毎日のように残業をしなければ、すべてのタスクが終わらないのなら、それは、あなたのタスクリストには大事なことが書かれていないことが原因かもしれません。

 

 

タスクリストの大事な役割は、項目のヌケ・モレを防ぐのと同時に、一つひとつのタスクを処理するのに必要な時間を把握することです。

そうです、タスクリストに書いておくべき大事なこととは、そのタスクを処理するのに必要な時間,「所要時間」です。

 タスクリストとタスク管理の本質は「やること」の管理だけではなく、この「所要時間」をコントロールすることにあるのです。

 

 

あなたは、今、自分が抱えているタスクを処理するのに何時間が必要なのかを把握していますか?

もし、今日1日で終わらせようと思っているタスク処理にかかる時間が6時間くらいなら、今日中に終わるでしょう。

 

 

8時間ちょうどだったら……。

 

あなたも毎日のように経験していると思いますが、仕事は自分のペースだけで進めることはできません。急な仕事が入ったり、人に話しかけられたり、予想以上に時間がかかったり……。

予定より早く終ることは少なく、延びることの方が多いと思います。

ですから、タスクの所要時間の合計が8時間だったら、残業になる可能性も高いです。

 

 

では、もし、今日やろうと思っているタスクの所要時間を合計したら12時間だったら、どうなるでしょうか?

所要時間にかなりの余裕を見込んでいない限り、どんなに順調に進めることができても残業しないで終わるはずがないことは明らかです。 

 

もし、そんな状況になっているのなら、

今日やろうとしていたことの中に、明日以降に回せるタスクはないか?

一つひとつのタスクにかける所要時間を短縮できないか?

他の人に任せられるタスクはないか?

など、その日の作業時間を短くする工夫をする必要があります。

 

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そのためにもタスクリストには「やること」だけを書き出すだけではなく、一つひとつのタスクを処理するのに必要な所要時間を書いておかなければならないのです。

 

 

今日の分のタスクリストは作っているけど、所要時間までは書いていなかったという方、

今からでも遅くはありませんので、すぐに追記してください。

そして、所要時間を合計して、今日中に終わるボリュームになっているかどうかを確認して、 

長時間残業をしなければ終わるわけがない

という状況になっているのなら、上で紹介したように対処してくださいね。

 

 

 

勉強会では、タスクリストの作り方や所要時間の決め方などの話もしますので、

タスクを上手に管理できるようになりたい、という方のご参加もお待ちしています。

www.kokuchpro.com

 

 

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