生産性向上研究室

手帳やノートの使い方を中心に、仕事・プライベートにかかわらず生産性を向上させ、毎日を明るく楽しく過ごす方法を共有します

時間割には必ず”あそびの時間”を入れよう!!

初めての著書『仕事が速くなる! PDCA手帳術』が11月16日に発売になりました。発売前に増版も決定しましたが、なるべく多くの必要としている人に届けたいので、これからも応援、よろしくお願いいたします!

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。

時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

 

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」

それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」

つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家のかずです。 

 

 

 

昨日の記事では、時間割は最強の時間管理ツールであるとして、簡単な作り方もご紹介しました。

しかし、大事なことを書いていなかったので、今日はそのことについて書きます。

 

 

それは、時間割には必ずあそびの時間」を入れるということです。

 

”あそび”といっても、本当に遊ぶための時間ではないですよ。

家で作業をしているときならまだしも、会社で仕事の合間にゲームをして遊んでいたら怒られます(笑)

 

ここでいう”あそび”とは、例えば「車のハンドルには”あそび”がある」というときの”あそび”のこと。

言い換えるなら、”ゆとり”とか”余裕”という感じ。

最近、ビジネスの場で使われる言葉にすると”バッファ”ですね。

 

 

あなたも、よく経験すると思いますが、仕事は自分の思いどおりには進みません。

 

効率よく仕事を進めようと思って時間割を作ったとしても、

予想以上に時間がかかってしまったり、

電話がかかってきて集中力を削がれたり、

上司に呼ばれて急な仕事を依頼されたり……。

必ず狂いが生じます。

 

こんなことが起きると、時間割をしっかり作っていても変更ばかりで上手くいきません。それが頻繁にあると、

時間割なんて作っても、そのとおりにできることはないんだから、作るだけムダ!

と思って止めたくなるかもしれません。

 

 

そんなことにならないようにするために必要なのが”あそびの時間”,”バッファ”です。

 

今書いたように、仕事に限らず計画や予定とは思い通りに進まないものです。

だから、予定を立てる際にも最初から突発的なことが起きることを考慮して、ぎちぎちに詰め込むのではなく、少し余裕を持たせておくことが大切なのです。

 

たとえば、予定を立てる際に、Aというタスクと次のBというタスクの間に30分の空き時間を作ったり、普通なら30分で移動できるところでも、1時間見込んで早めに出かけたりするのです。

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こうしておけば、急な仕事を依頼されても、それが30分で終わるのならば、バッファの時間内で処理できます。

公共交通機関も遅れることがありますが、それでも約束の時間には間に合います。

 

もし、何事も起こらず予定通りに進んだ場合には、次に予定していたタスクを繰り上げて始めてもいいし、次のタスクを開始するまでの空いた時間で完了できる他のタスクを処理してもいいのです。

 

訪問先の近くに早く着いたときには、30分くらい余裕があるのなら、近くのカフェに入って、そのときに備えてあらかじめ用意していたこと、たとえば、会議の資料を事前チェックしたり、その他の書類を読んだりする時間に充てます。

その必要がなければ、プライベートの本や雑誌を読んでも待ち時間なので怒られることはないでしょう。

 

 

時間の余裕は気持ちの余裕につながります。

どんなときでもバタバタと慌てないように、余裕=あそびの時間を設定しておきましょう。

 

 

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